Persónuverndarstefna VIA Travel

VIA Travel leggur áherslu á að meðhöndla persónuupplýsingar af ábyrgð, trúnaði og í samræmi við gildandi persónuverndarlög. Markmið þessarar stefnu er að skýra hvaða upplýsingar við söfnum, hvers vegna við söfnum þeim, hvernig þær eru notaðar og hvaða réttindi þú hefur.

1. Um VIA Travel

VIA Travel er ferðafyrirtæki sem veitir þjónustu við skipulagningu, sölu og umsýslu ferða, bæði fyrir einstaklinga og hópa. Í starfsemi okkar kann að felast bókun á flugi, gistingu, ferðum, afþreyingu, flutningi og annarri tengdri þjónustu.

Ef þú hefur spurningar um vinnslu persónuupplýsinga eða vilt nýta réttindi þín samkvæmt persónuverndarlögum geturðu haft samband við okkur með tölvupósti eða í gegnum upplýsingar sem birtar eru á heimasíðu fyrirtækisins.

2. Söfnun upplýsinga

Við söfnum eingöngu þeim upplýsingum sem nauðsynlegar eru til að geta veitt þjónustu okkar, sinnt fyrirspurnum og uppfyllt lagalegar skyldur.

Upplýsingar sem kunna að vera skráðar:

• nafn
• kennitala þegar það á við
• heimilisfang
• símanúmer
• netfang
• upplýsingar um ferðabókun
• greiðsluupplýsingar vegna viðskipta
• vegabréfsupplýsingar þegar þess er krafist vegna ferða
• séróskir eða nauðsynlegar upplýsingar tengdar ferð, svo sem vegna aðgengis, heilsu eða fæðis, ef viðskiptavinur veitir þær sjálfur

Við óskum aðeins eftir viðkvæmum upplýsingum ef þær eru nauðsynlegar til að framkvæma tiltekna þjónustu sem þú hefur óskað eftir.

3. Móttaka upplýsinga

Persónuupplýsingar berast okkur með ýmsum hætti, til dæmis:

• þegar þú sendir okkur fyrirspurn
• þegar þú bókar ferð eða þjónustu
• þegar þú hefur samband með tölvupósti, síma eða í gegnum vef
• þegar þú skráir þig á póstlista eða í markpóst
• þegar þú notar heimasíðu okkar og samþykkir notkun fótspora

Í sumum tilvikum geta upplýsingar einnig komið frá þriðja aðila, til dæmis ef annar einstaklingur bókar ferð fyrir þína hönd.

4. Tilgangur vinnslu persónuupplýsinga

Við notum persónuupplýsingar í eftirfarandi tilgangi:

• til að svara fyrirspurnum og veita ráðgjöf
• til að ganga frá bókunum og annarri ferðatengdri þjónustu
• til að senda staðfestingar, ferðagögn og mikilvægar upplýsingar
• til að hafa samband ef breytingar verða á ferð eða þjónustu
• til að uppfylla lagaskyldur, svo sem bókhalds- og öryggisskyldur
• til að bæta þjónustu okkar, vefi og samskipti
• til að senda kynningar eða fréttabréf ef samþykki hefur verið veitt

Við notum ekki persónuupplýsingar til sjálfvirkrar ákvarðanatöku eða persónusniðs nema slíkt sé sérstaklega heimilað samkvæmt lögum og skýrt upplýst um það.

5. Lagagrundvöllur vinnslu

Vinnsla persónuupplýsinga hjá VIA Travel byggist almennt á einum eða fleiri af eftirfarandi lagagrundvelli:

• að vinnslan sé nauðsynleg til að efna samning við þig
• að vinnslan sé nauðsynleg til að uppfylla lagaskyldu
• að vinnslan sé nauðsynleg vegna lögmætra hagsmuna fyrirtækisins, enda vegi þeir ekki þyngra en réttindi þín
• að þú hafir veitt samþykki, til dæmis fyrir móttöku markpósts

6. Miðlun upplýsinga til þriðja aðila

Til að geta veitt umsamda ferðatengda þjónustu kann að vera nauðsynlegt að miðla upplýsingum til annarra aðila, svo sem:

• flugfélaga
• hótela
• flutningsaðila
• fararstjóra
• samstarfsaðila sem annast afþreyingu eða aðra þjónustu
• greiðslulausna eða fjármálaþjónustu
• yfirvalda eða landamæraeftirlits ef lög eða reglur krefjast þess

Við miðlum aðeins þeim upplýsingum sem nauðsynlegar eru hverju sinni.

7. Meðferð upplýsinga utan EES

Þar sem ferðast er víða um heim kann í sumum tilvikum að vera nauðsynlegt að senda upplýsingar til aðila utan Evrópska efnahagssvæðisins. Ef slíkt á við kappkostum við að tryggja að vinnslan fari fram með fullnægjandi öryggi og í samræmi við gildandi reglur um flutning persónuupplýsinga.

8. Greiðsluupplýsingar

VIA Travel geymir almennt ekki kreditkortaupplýsingar í eigin kerfum nema það sé sérstaklega nauðsynlegt og heimilt samkvæmt viðeigandi öryggisstöðlum. Greiðslur eru eftir atvikum afgreiddar í gegnum viðurkennda greiðslumiðlun eða þjónustuaðila sem uppfylla kröfur um örugga meðferð greiðsluupplýsinga.

9. Geymslutími upplýsinga

Við geymum persónuupplýsingar ekki lengur en nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar, lögbundnar skyldur og mögulegan réttarágreining.

Upplýsingar kunna því að vera varðveittar:

• á meðan unnið er að fyrirspurn eða bókun
• meðan viðskiptasamband er í gildi
• eins lengi og lög kveða á um, til dæmis vegna bókhalds
• í hæfilegan tíma eftir ferð vegna þjónustu, öryggis, kvartana eða krafna

Að þeim tíma liðnum eru persónugreinanleg gögn eytt eða gerð ópersónugreinanleg eftir því sem við á.

10. Fótspor og notkun vefs

Heimasíða VIA Travel kann að nota fótspor og sambærilega tækni til að:

• tryggja virkni vefsins
• bæta notendaupplifun
• greina notkun vefsins
• styðja við markaðssetningu, ef við á

Notendur geta stillt vafra sína til að hafna fótsporum eða eyða þeim, en það getur haft áhrif á virkni vefsins.

11. Póstlistar og markpóstur

Ef þú skráir þig á póstlista eða samþykkir að fá kynningar frá okkur notum við yfirleitt nafn og netfang til að senda þér upplýsingar um ferðir, tilboð eða annað efni sem tengist starfsemi VIA Travel.

Þú getur hvenær sem er afskráð þig af slíkum lista með því að smella á afskráningartengil í tölvupósti eða hafa samband við okkur.

12. Réttindi farþega

Samkvæmt persónuverndarlögum kannt þú að eiga rétt á að:

• fá upplýsingar um hvaða gögn við vinnum um þig
• fá aðgang að þeim gögnum
• fá röng gögn leiðrétt
• óska eftir eyðingu gagna þegar skilyrði eru til staðar
• óska eftir takmörkun á vinnslu
• andmæla vinnslu í ákveðnum tilvikum
• fá gögn afhent eða flutt, þar sem það á við
• afturkalla samþykki sem þú hefur veitt

Ef þú vilt nýta þessi réttindi geturðu haft samband við okkur og við munum leitast við að svara beiðni þinni innan þess tíma sem lög gera ráð fyrir.

13. Öryggi persónuupplýsinga

Við grípum til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að vernda persónuupplýsingar gegn tapi, misnotkun, óheimilum aðgangi, breytingum eða eyðingu.

Aðgangur að upplýsingum er takmarkaður við þá sem þurfa á honum að halda vegna starfa sinna eða þjónustu.

14. Kvartanir

Ef þú telur að vinnsla okkar á persónuupplýsingum sé ekki í samræmi við lög hvetjum við þig til að hafa fyrst samband við VIA Travel svo unnt sé að fara yfir málið og reyna að leysa það.

Þú átt einnig rétt á að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd.

15. Breytingar á stefnunni

VIA Travel kann að uppfæra þessa persónuverndarstefnu þegar tilefni er til, til dæmis vegna breytinga á lögum, þjónustu eða verklagi. Nýjasta útgáfa stefnunnar verður ávallt aðgengileg hjá fyrirtækinu eða á heimasíðu þess.

Kaupmannahöfn, 20. apríl 2026

VIA Travel ApS